Per descrivere cosa sia una intranet aziendale partiamo dal confronto con la più nota internet: se internet è la rete globale che permette di accedere a una sterminata gamma di contenuti sparsi per il globo, la intranet è invece dedicata ai contenuti riservati a chi opera in una specifica azienda ed è accessibile solo dai dipendenti dell’azienda stessa.
Non è solo una questione di quantità di contenuti ma anche della modalità con cui questi vengono veicolati: di solito la intranet assume la forma grafica di un portale diviso in sezioni ciascuna delle quali permette di accedere a un contenuto, un documento o un’applicazione. Di solito è presente anche una casella che permette di effettuare ricerche, una sorta di motore di ricerca che però attinge solo dalle risorse incluse nella intranet.
Perché potrebbe essere utile introdurre in azienda un portale intranet? Innanzitutto, per fornire agli utenti aziendali un unico punto di accesso alle risorse e ai contenuti, facilitandone e incentivandone la fruizione. In secondo luogo, per uniformare dal punto di vista della veste grafica le varie applicazioni che vengono messe a disposizione e che invece, nella versione originale, potrebbero assumere grafiche differenti e disorientare l’utente o rendere più difficile l’apprendimento. Il portale intranet costituisce poi un importante veicolo per la comunicazione istituzionale aziendale: è una sorta di bacheca elettronica facilmente aggiornabile e che raggiunge tutti con tempestività ed efficacia perché è solitamente visualizzabile anche dai dispositivi mobili.
Alcuni esempi
Quali sono esempi di tipici contenuti e risorse che le aziende veicolano tramite i portali intranet? L’agenda con gli appuntamenti, propri e di chi di solito collabora con noi, in modo da facilitare la pianificazione di eventuali incontri; i calendari per le prenotazioni delle sale riunioni o delle auto aziendali; strumenti di collaboration quali chat interne, rubriche aziendali, elenco delle competenze e dei ruoli di ciascun dipendente, presentazione dei neoassunti; strumenti relativi alla gestione del personale quali cedolini paga, richiesta di ferie, permessi o trasferte, note spese, convenzioni con enti, negozi e attività commerciali; accesso a regolamenti aziendali, contratti di lavoro, documentazione relativa alle procedure di sicurezza, di emergenza o della qualità; video aziendali di tipo promozionale, di marketing, di istruzione e formazione oppure che veicolino una comunicazione istituzionale aziendale; modelli e template aziendali come carte intestate, modelli di lettera e di presentazioni aziendali; collegamento alle principali applicazioni che si utilizzano per il proprio lavoro come i moduli del gestionale o software specifici a seconda della funzione e del ruolo ricoperto; una serie di contenuti disponibili su internet e di interesse generale come le previsioni metereologiche, le ultime notizie, l’andamento dei mercati, la situazione del traffico.
Chi accede alla intranet ha di solito la possibilità di completare il proprio profilo con una serie di informazioni che spaziano dai propri interessi, alla volontà di partecipare a progetti specifici, alle necessità formative: in questo modo è possibile creare dei collegamenti con chi in azienda è maggiormente affine a noi e personalizzare il portale dando maggiore evidenza ai contenuti che ci sono più utili o che utilizziamo di frequente. Introdurre un portale intranet in azienda può essere un ottimo modo per migliorare la percezione degli strumenti informatici da parte dei dipendenti, facilitarne l’utilizzo e di conseguenza aumentare la produttività.
